A planilha de prazos nasceu num dia de aperto. Alguém abriu o Excel, criou as colunas “processo”, “cliente”, “prazo” e “responsável” e a vida melhorou. Anos depois, a mesma planilha tem 14 abas, três versões no WhatsApp e ninguém sabe qual é a certa.
Se você está se perguntando se vale mais a pena manter um sistema jurídico ou planilha, este artigo é para você. A ideia não é dizer que planilha é ruim. É mostrar em que momento ela para de ajudar e começa a atrapalhar.
Vamos ver por que a planilha funciona no começo, os sinais de que ela deixou de dar conta, o que muda com um sistema e como fazer a troca sem parar o escritório.
Por que a planilha funciona no começo
A planilha tem três virtudes. É grátis, você já sabe usar e faz exatamente o que você manda. Para um advogado sozinho, com poucos processos, isso basta.
O problema é que a planilha não faz nada sozinha. Ela não lê o diário. Não avisa que o prazo é amanhã. Não sabe que o processo andou. Tudo que está nela foi digitado por alguém, e tudo que não foi digitado não existe.
Enquanto o escritório é pequeno, esse “alguém” é você, e você lembra de tudo. O ponto de virada chega quando o volume cresce ou quando entra uma segunda pessoa.
Sinais de que a planilha deixou de dar conta
Nenhum escritório troca de ferramenta por capricho. A troca acontece porque algo doeu. Veja se você reconhece algum destes sinais.
Duas pessoas, duas versões
Você atualiza a planilha no computador do escritório. A estagiária atualiza a cópia que está no e-mail. Na sexta, as duas versões são diferentes e ninguém sabe qual prazo é o certo.
Você ainda confere o diário na mão
Todo dia, alguém abre o diário oficial, procura o seu nome, lê cada publicação e digita o prazo na planilha. É uma hora de trabalho, no mínimo, que não gera honorário. E basta um dia de correria para pular a conferência.
O cliente liga para saber do processo
Quando o cliente liga, você abre o site do tribunal, procura o processo, lê o último andamento e explica. Cinco ligações por dia são uma tarde perdida. A planilha não resolve isso porque ela não sabe o que aconteceu no processo.
Você não sabe quanto tem a receber
Honorário parcelado numa aba. Despesa do cliente em outra. Conta a pagar num caderno. No fim do mês, a pergunta “quanto entrou e quanto falta?” leva uma manhã para ser respondida.
O prazo foi descoberto tarde
É o sinal mais doloroso. Uma intimação saiu, ninguém viu, e o prazo apareceu quando faltavam dois dias. Deu para cumprir, mas com susto. A planilha não avisou porque não tinha como avisar.
O que muda com um sistema jurídico
A diferença principal entre sistema jurídico ou planilha não está nas colunas. Está no que acontece sem ninguém digitar.
A publicação chega sozinha
Um sistema jurídico consulta o diário eletrônico pela sua OAB e traz as intimações. No Lustus, a consulta ao DJEN acontece de hora em hora. Você para de procurar o seu nome no diário.
E tem o filtro de homônimos: só entra a publicação em que aparece a sua OAB. Quem tem nome comum sabe o quanto isso importa.
A IA aponta o prazo
Cada intimação vem com uma leitura da IA: chance de haver prazo, quantos dias, tipo de ato e base legal. Você confere e cria o prazo em um clique, já com a data final em dias úteis. Veja como funciona na página de publicações com IA.
O processo se atualiza
Os andamentos novos chegam do CNJ automaticamente, e o responsável é avisado. Quando o cliente liga, a resposta está na ficha do processo, não no site do tribunal.
A agenda é uma só
Prazo, tarefa e audiência ficam na mesma agenda, que todo mundo vê. Lista, Kanban ou calendário, como preferir. Todo dia às 06:00 chega um e-mail com os compromissos do dia. Acabou a versão da estagiária.
O financeiro fecha
Contas a receber e a pagar, honorários fixos, mensais, por êxito e parcelados. A fatura sai em PDF com QR Code PIX e vai por e-mail. O fluxo de caixa mostra quanto entrou e quanto falta, sem somar abas.
Sistema jurídico ou planilha: compare no seu dia
Pegue uma semana normal e faça a conta. Quanto tempo você gasta em cada uma destas tarefas?
- Procurar o seu nome no diário oficial e ler cada publicação.
- Digitar o prazo na planilha e conferir se a data está certa.
- Abrir o site do tribunal para responder o cliente.
- Digitar a ficha de um processo novo, com partes, juízo e valor.
- Montar o recibo ou a fatura e mandar para o cliente.
- Descobrir quanto o escritório tem a receber este mês.
Some as horas. Multiplique pelo valor da sua hora. Compare com o preço de um sistema. Na maioria dos escritórios, a conta fecha na primeira semana.
E tem o que não entra na conta: a noite de sono no dia em que você não sabe se viu todas as publicações.
Como migrar sem parar o escritório
O medo de trocar é real. “Vou ter que digitar tudo de novo.” Não precisa ser assim. Siga uma ordem simples.
- Comece pelas publicações. Cadastre a OAB e deixe as intimações chegarem. Isso já tira o diário da sua rotina no primeiro dia.
- Importe os processos pelo número CNJ. Você digita o número e o sistema traz partes, juízo e andamentos do tribunal. Dá para buscar vários de uma vez, com prévia antes de importar.
- Passe os prazos abertos. Só os que ainda estão correndo. O histórico pode ficar na planilha antiga.
- Cadastre os clientes aos poucos. Conforme cada um precisa de um documento ou fatura.
- Mantenha a planilha por um mês. Compare. Quando ela ficar vazia, apague.
Como o Lustus ajuda
O Lustus é um sistema de gestão jurídica feito para quem está saindo da planilha. As intimações chegam do DJEN de hora em hora, a IA aponta onde há prazo e você cria o prazo em um clique. O processo é importado do CNJ pelo número.
Agenda da equipe em lista, Kanban e calendário. Financeiro com fatura em PDF e PIX. Portal para o cliente acompanhar o próprio processo. Tudo no navegador, inclusive no celular, sem instalar nada.
Os planos são por número de usuários, de OABs pesquisadas e de processos acompanhados. Você escolhe o tamanho que o escritório tem hoje e cresce quando precisar.
Perguntas frequentes
Vou perder o que está na planilha?
Não. A planilha continua no seu computador. Você passa para o sistema só o que está vivo: processos em andamento e prazos abertos. Os processos são importados pelo número CNJ, sem digitar ficha.
Advogado sozinho precisa de sistema?
Se você ainda confere o diário na mão, sim. A captura das publicações e a leitura da IA valem mesmo para um advogado só. A agenda compartilhada passa a importar quando entra a segunda pessoa.
E se eu não gostar?
O Lustus tem teste grátis e devolução em 7 dias, conforme o art. 49 do CDC. Você usa com os seus processos de verdade e decide.
O sistema funciona no celular?
Sim. O Lustus roda no navegador do celular sem instalar nada. As telas se reorganizam para a tela pequena. Você confere um prazo na fila do fórum.
Faça o teste com a sua planilha do lado
Não precisa decidir hoje. Cadastre a sua OAB, deixe as publicações chegarem por uma semana e compare com a planilha. Se o sistema mostrar uma intimação que a planilha não tinha, você já sabe a resposta.
Prefere conversar antes? Chame no WhatsApp: (11) 91531-2714.