O escritório de advocacia vive de dados pessoais. CPF, endereço, renda, dívida, doença, histórico familiar. Tudo isso está na procuração, no contrato, na petição e na pasta do cliente. E a maior parte está em pastas do computador, no e-mail e no WhatsApp.
A LGPD no escritório de advocacia não é um projeto de consultoria de seis meses. É um conjunto de medidas básicas que você pode começar hoje, sem contratar ninguém. O que a lei pede, no fundo, é cuidado e organização.
Este artigo mostra o que a Lei 13.709/2018 exige de quem trata dados, quais dados o escritório trata sem perceber, as medidas que dão para fazer agora e o que cobrar do fornecedor do seu sistema.
O que a LGPD pede de quem trata dados
A LGPD vale para qualquer pessoa ou empresa que trata dados pessoais. Escritório de advocacia está incluído, seja um advogado sozinho ou uma sociedade com 30 pessoas.
Os pontos que mais importam para o escritório são estes:
- Finalidade e necessidade (art. 6º). Colete só o que precisa para o caso. Não peça o CPF da sogra se o processo é do cliente.
- Base legal (art. 7º). Todo tratamento precisa de um motivo previsto na lei. No escritório, as bases mais comuns são a execução do contrato e o exercício regular de direitos em processo.
- Dados sensíveis (art. 11). Saúde, religião, orientação sexual, dado biométrico. Exigem cuidado maior e aparecem o tempo todo em ações previdenciárias, de família e trabalhistas.
- Direitos do titular (art. 18). O cliente pode pedir para saber quais dados você tem, corrigir e, em alguns casos, apagar.
- Segurança (art. 46). Você precisa adotar medidas para proteger os dados de acesso indevido, perda ou vazamento.
- Incidente (art. 48). Se vazar, você precisa comunicar a ANPD e os titulares.
Nada disso exige conhecimento de TI. Exige saber onde os dados estão e quem tem acesso a eles.
Os dados que o escritório trata sem perceber
Faça um exercício rápido. Pense no último cliente que entrou no escritório. Quantos dados pessoais dele você guardou?
- Nome, CPF, RG, endereço, telefone e e-mail na procuração e no contrato.
- Renda, extratos e dívidas numa ação de consumo ou execução.
- Laudos e atestados numa ação previdenciária ou de acidente de trabalho.
- Dados dos filhos, do ex-cônjuge e da sogra numa ação de família.
- Foto do documento enviada pelo WhatsApp, que fica no celular de quem recebeu.
Agora pense na parte contrária. Você trata os dados dela também. E das testemunhas. A LGPD vale para todo mundo que aparece no processo, não só para quem assinou o contrato.
LGPD no escritório de advocacia: 7 medidas para fazer hoje
Você não precisa fazer tudo de uma vez. Mas cada item abaixo resolve um risco real. Comece pelo primeiro e vá descendo.
1. Saiba onde os dados estão
Liste os lugares: pasta do computador, e-mail, WhatsApp, pen drive, armário, sistema. Esse inventário é o começo de tudo. Se você não sabe onde o dado está, não consegue proteger nem apagar.
2. Defina quem acessa o quê
A estagiária precisa ver o financeiro? O advogado da área trabalhista precisa ver a ação de família? Dê acesso por função. Um sistema com grupos de acesso e processos privados faz isso sem precisar de senha diferente para cada pasta.
3. Ative a verificação em duas etapas
Senha vazada é a causa mais comum de invasão. A verificação em duas etapas pede um segundo código além da senha. Ative no e-mail, no sistema jurídico e no WhatsApp. Leva cinco minutos cada.
4. Tenha backup e confira se ele funciona
Perder dados também é incidente. O backup precisa ser diário e alguém precisa conferir se o arquivo abre. Um backup que nunca foi testado é uma esperança, não um backup.
5. Tire os dados do WhatsApp pessoal
Documento que o cliente mandou pelo WhatsApp vai para o sistema e sai do celular. Se o celular for roubado, o dado não vai junto. Combine isso com a equipe e cumpra.
6. Avise o cliente no contrato
Inclua no contrato de honorários uma cláusula curta: quais dados você coleta, para quê e por quanto tempo guarda. Não precisa de linguagem rebuscada. O cliente precisa entender.
7. Escolha fornecedores que respondam
Sistema jurídico, e-mail, armazenamento em nuvem. Cada um é um operador dos seus dados. Pergunte como separam os dados, se fazem backup, se têm verificação em duas etapas. Quem não responde não serve.
LGPD e sigilo profissional: duas obrigações que se somam
O advogado já tinha dever de sigilo antes da LGPD. O Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/94) trata a violação do sigilo como infração disciplinar no art. 34, VII. O Código de Ética reforça.
A LGPD não substitui o sigilo. Ela soma. O sigilo protege a relação com o cliente. A LGPD protege o dado em si, inclusive da parte contrária e das testemunhas. Quem cumpre uma já está no caminho de cumprir a outra.
Na prática, o vazamento de uma pasta de cliente pode gerar processo disciplinar na OAB, sanção da ANPD e ação de indenização. Três frentes pelo mesmo descuido.
O que exigir do sistema jurídico
O sistema é onde os dados vão morar. Por isso é o fornecedor mais importante para a LGPD do escritório. Antes de contratar, confira esta lista:
- Os dados do meu escritório ficam separados dos de outros escritórios no banco de dados?
- Tem verificação em duas etapas?
- Posso criar grupos de acesso e marcar processos como privados?
- O backup é diário? Alguém confere o arquivo?
- O cliente consegue ver os próprios dados e processos sem que eu mande por e-mail?
- Se eu usar IA dentro do sistema, qual empresa está por trás?
Um fornecedor sério responde todas em uma conversa. Guarde as respostas. Elas fazem parte da sua documentação de conformidade.
Como o Lustus ajuda
O Lustus é um sistema de gestão jurídica em que os dados de cada escritório ficam separados no banco de dados. O acesso tem verificação em duas etapas, grupos de acesso por pessoa e processos privados, que só quem foi autorizado enxerga.
O backup é diário, com conferência automática do arquivo. O portal do cliente permite que ele acompanhe os próprios processos com e-mail e senha, sem você mandar documento por WhatsApp. E a IA que lê as publicações é da Anthropic (Claude), fornecedor conhecido.
Isso não faz a LGPD do escritório sozinho. Mas tira da sua lista a parte mais difícil: a segurança do lugar onde os dados moram. Veja os planos para o tamanho da sua equipe.
Perguntas frequentes
Escritório pequeno precisa cumprir a LGPD?
Sim. A lei vale para qualquer pessoa ou empresa que trata dados pessoais, sem exceção por tamanho. A ANPD tem regras mais simples para pequenos agentes de tratamento, mas as obrigações de segurança e de respeito aos direitos do titular continuam.
Preciso pedir consentimento do cliente para abrir o processo?
Em geral, não. O art. 7º da LGPD prevê outras bases legais, como a execução do contrato e o exercício regular de direitos em processo. O consentimento é uma das bases, não a única. Vale explicar no contrato o que você faz com os dados.
Preciso nomear um encarregado de dados?
O art. 41 da LGPD fala do encarregado, e a ANPD flexibilizou a exigência para pequenos agentes. Mesmo assim, defina uma pessoa no escritório que responda por isso. Pode ser você. O importante é alguém saber a quem o cliente recorre.
Usar sistema na nuvem é seguro para a LGPD?
Depende do sistema. Um sistema com dados separados por escritório, verificação em duas etapas e backup diário conferido costuma ser mais seguro que uma pasta no computador sem senha. Pergunte ao fornecedor e guarde as respostas.
Comece pelo lugar onde os dados moram
Faça o inventário hoje. Ative a verificação em duas etapas amanhã. E teste um sistema que já cuida da separação dos dados e do backup. O Lustus tem teste grátis e devolução em 7 dias, conforme o art. 49 do CDC.
Quer tirar uma dúvida antes? WhatsApp: (11) 91531-2714.