“Doutor, e o meu processo?” A pergunta chega por telefone, WhatsApp e e-mail. Às vezes três vezes na mesma semana, do mesmo cliente. Você abre o site do tribunal, lê “conclusos para despacho” e explica que ainda não tem novidade.
O portal do cliente para advogado nasce desse problema. É uma área em que o cliente entra com e-mail e senha e acompanha os próprios processos. A pergunta que todo escritório faz antes de abrir é: vale a pena deixar o cliente ver?
Neste artigo você vai ver por que o cliente liga tanto, o que um portal mostra de fato, os receios mais comuns de quem resiste à ideia e como apresentar o portal ao cliente sem criar expectativa errada.
Por que o cliente liga tanto
O cliente não liga para incomodar. Ele liga porque está com medo. Para você, o processo é um entre dezenas. Para ele, é o único, e envolve dinheiro, emprego, casa ou família.
O silêncio alimenta o medo. Se o cliente não ouve nada por 40 dias, ele imagina que algo deu errado. Aí liga. E quando liga, o escritório para para responder.
Parte dessas ligações não precisa existir. Se o cliente pudesse ver sozinho que o processo está aguardando o juiz, ele não ligaria. Ligaria só quando tivesse dúvida de verdade.
O que é um portal do cliente para advogado
É uma página do sistema do escritório, separada da área dos advogados. O cliente recebe um e-mail e uma senha. Entra e vê só os processos dele, com os andamentos e o que o escritório decidir mostrar.
Ele não vê os processos de outros clientes. Não vê as anotações internas. Não mexe em nada. É uma janela, não uma porta.
No Lustus, o portal mostra ao cliente os próprios processos. O escritório continua controlando o que entra na ficha, e os processos marcados como privados obedecem ao mesmo controle de acesso do resto do sistema.
Os ganhos de abrir o processo para o cliente
Os escritórios que abrem o portal costumam relatar as mesmas mudanças. Não é mágica. É consequência de o cliente deixar de depender de ligação para saber de algo.
- Menos ligações de “e aí?”. O cliente olha o portal antes de ligar. Sobram as ligações que importam.
- Mais confiança. Transparência passa a sensação de que o escritório não tem nada a esconder.
- Menos documento por WhatsApp. O cliente consulta o que precisa no portal, em vez de pedir cópia pelo celular.
- Diferencial na hora de fechar. “Você vai poder acompanhar tudo pelo portal” é uma frase que ajuda a assinar o contrato.
- Dado sob controle. Para a LGPD, o cliente ver os próprios dados num ambiente com senha é melhor do que receber cópia solta por e-mail.
Os receios de quem ainda não abriu
Todo advogado que pensa em portal tem as mesmas três dúvidas. Vale encarar cada uma.
“O cliente vai ler o andamento e não vai entender”
Verdade. “Conclusos para despacho”, “juntada de petição”, “remetidos os autos” são frases que não dizem nada para quem não é da área. Se o portal só mostra o andamento cru, o cliente vai ligar para perguntar o que significa.
A solução é explicar. No Lustus, a IA traduz o andamento em linguagem simples, e você manda a explicação pronta ou ajusta antes de enviar. O cliente lê “o juiz recebeu o processo e vai decidir” em vez de “conclusos”.
“O cliente vai cobrar mais, não menos”
Acontece nas primeiras semanas. O cliente descobre que pode olhar e olha todo dia. Depois percebe que processo anda devagar e passa a olhar uma vez por semana. A curiosidade cai, a confiança fica.
O que evita a cobrança é combinar desde o início: “quando tiver decisão, eu aviso”. O portal mostra o andamento. O aviso importante continua vindo de você.
“O cliente vai ver que o processo está parado”
Vai. E isso é bom. Processo parado no tribunal não é culpa do escritório, mas quando o cliente não vê, ele desconfia do advogado. Quando vê, entende que a fila é do juízo.
O portal protege o escritório. Ele mostra que você fez a sua parte e que a demora está do outro lado.
O que mostrar e o que não mostrar
Portal não é transparência total. É transparência útil. Pense no que o cliente precisa saber e no que só gera ansiedade.
Vale mostrar
- Os processos do cliente, com número, vara e fase atual.
- Os andamentos, de preferência com uma explicação em linguagem simples.
- Audiências e compromissos em que o cliente precisa comparecer.
- Documentos que ele mesmo entregou ou que precisa assinar.
Fica no escritório
- Anotações internas da equipe e estratégia do caso.
- Rascunhos de peças ainda em revisão.
- Prazos internos e a divisão de tarefas entre os advogados.
- Processos marcados como privados, que só quem foi autorizado enxerga.
Uma regra simples: o cliente vê o que aconteceu, não o que a equipe está pensando.
Como apresentar o portal ao cliente
O portal funciona melhor quando o cliente entende o que ele é. Apresente na primeira reunião, junto com o contrato.
- Diga o que ele vai ver. “Você acompanha o andamento do seu processo por aqui, a qualquer hora.”
- Diga o que não muda. “Quando tiver decisão importante, eu te ligo. O portal é para você não ficar no escuro entre uma e outra.”
- Mostre uma vez. Abra o portal no celular do cliente e mostre onde fica o processo. Leva dois minutos.
- Combine o canal. Dúvida sobre o andamento, portal. Dúvida sobre estratégia, reunião.
Com isso, o cliente usa o portal como ferramenta, não como substituto da relação com você.
Como o Lustus ajuda
O Lustus é um sistema de gestão jurídica com portal do cliente incluído. O cliente entra com e-mail e senha e acompanha os próprios processos. O escritório controla o que entra na ficha, e os processos privados e grupos de acesso valem para o portal também.
Os andamentos chegam do CNJ automaticamente, então o que o cliente vê está atualizado sem ninguém digitar. A IA explica cada andamento em linguagem simples, e você envia a explicação pronta. As intimações entram pelo DJEN, como mostra a página de publicações com IA.
O portal funciona no navegador do celular do cliente, sem instalar nada. Veja os planos para o tamanho do seu escritório.
Perguntas frequentes
O cliente vê os processos de outros clientes?
Não. Cada cliente entra com o próprio e-mail e senha e vê só os processos ligados a ele. Os dados do escritório ficam separados dos de outros escritórios no banco de dados.
O cliente consegue alterar alguma coisa?
Não. O portal é de acompanhamento. O cliente consulta os processos e andamentos. Quem cadastra, edita e decide continua sendo o escritório.
Preciso dar acesso a todos os clientes?
Não. Você escolhe para quem cria o acesso. Dá para começar com os clientes que mais ligam e ampliar depois, conforme perceber o resultado.
O cliente vai parar de me ligar de vez?
Não, e nem deveria. O portal tira as ligações de “tem novidade?”. As conversas sobre decisão, acordo e estratégia continuam. Elas são o seu trabalho. As outras eram só ruído.
Abra o portal para um cliente e veja o que muda
Escolha o cliente que mais liga. Crie o acesso, mostre o portal no celular dele e espere duas semanas. O Lustus tem teste grátis e devolução em 7 dias, conforme o art. 49 do CDC.
Quer ver o portal antes de testar? Chame no WhatsApp: (11) 91531-2714.